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建设工程档案是工程建设活动的真实记录和反映,工程文件的准确、真实与否,直接影响了工程今后生产、维护、改扩建等的提供利用.所以,在建设工程文件归档前,工程技术人员和档案人员应该严格把关,认真审核,把不符合规范要求的文件拒之门外,以确保归档文件的真实性与准确性.

一、审文件是否为原件.原件是工程档案作为凭证最有力的依据,归档的文件应该为原件.但在工程建设过程中往往会出现许多复印件、传真件,大量的复印件、传真件一旦归档,既不利于档案的长期保管,也会给今后的提供利用造成不必要的麻烦与损失.因此,工程档案人员应该认真检查,杜绝任何的复印件、传真件归档.

二、审文件的签名、盖章手续是否完备.签名、盖章完整与否,会影响工程文件使用的合法有效性,同时,我国已实行建设工程质量终身负责制,文件中的签名与盖章意味着参与工程建设的单位和个人对工程质量的责任.在工程建设活动中形成的各种试验记录、施工记录以及往来的报批文件,如出现的漏签名、漏盖章现象,应该要补签名、盖章,绝对不允许代签名.


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三、审文件内容是否填写完整.施工技术文件中的内容直接反映了工程建设的实际情况,是评定工程质量的重要依据.

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由于施工技术人员存在着重外业轻内业的思想意识,往往会造成施工技术文件的内容填写不完整,无法反映工程施工过程的详细情况.如在原材料试验记录中,只填写试验数据,没有结论意见;在施工工序报审文件中,只有施工单位申报的内容,没有监理单位审批的意见等等.所以,针对内容填写不完整的文件,施工技术人员、监理人员应该根据现场实际情况重新核对,补充完整.

四、审文件中数据是否存在涂改现象.工程文件具有动态性,一些工程文件如工程量统计报表、计量与支付等会随着工程建设情况的变化而相应地发生变更,但在工程技术人员对文件中数据进行更改时,会出现使用涂改液涂改或用刀片刮改等不规范更改的情况.同时,一些文件中数据虽然没有发生变化,但由于技术人员、试验人员的粗心大意,也普遍存在着随意涂改的现象.这些现象,都会影响工程档案日后的使用,应该由相关人员进行整改,以保证工程文件中数据的准确性.

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五、审文件中是否存在不耐久字迹现象.在工程文件编制过程中,由于工程施工人员、技术人员的随意性行为,会造成相当一部分文件用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等不耐久字迹书写,这些不耐久字迹会随着时间的不断推移而容易褪色,不利于工程档案的长期保存.所以,工程文件应该一律用碳素墨水等耐久字迹书写,一旦发现有不耐久字迹书写的现象,应该及时采取补救措施.

六、审竣工图的编制是否符合规范要求.工程竣工图是建筑物、构筑物或管线工程施工结果在图纸上的反映,是真实的原始记录,也是工程竣工验收以及今后维护、改扩建的重要依据.但在竣工图的编制过程中,往往存在着编制不符合规范要求的现象,使得竣工图无法真实地反映工程建设的实际情况,主要表现为:图纸没有按实际变更通知更改或更改不到位;更改的符号与说明不符合标准要求;没有加盖竣工图章或竣工图章中的内容没有填写齐全等等.所以,工程竣工图必须按照国家有关规定要求进行编制,认真核对、审查,做到图物相符、技术数据可靠、签字手续完备,真实、准确地反映工程竣工时的实际情况.

七、审文件用纸格式是否符合标准要求.对于工程文件的书写用纸格式及竣工图的图幅格式标准,国家和专业主管部门都有明确规定.工程项目的各参建单位应该根据标准要求,使用统一的文件书写用纸格式和标准的图纸格式,做到文件标准化、规范化,以保证归档文件的整齐划一.

八、审声像材料是否能够有效使用.在工程建设活动中还会产生一些与纸质不同载体的文件,如照片、录音、录像及电子磁盘、光盘等,针对这些特殊载体的材料应检查其存储格式是否符合国家有关规范要求,以保证今后的有效使用.□

参考文献:

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小议公路工程施工技术

水利工程建设监理

水利工程施工管理

对公路工程监管的

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