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档案信息化是当代经济和科技发展到一定程度上的产物,是现代化的要求,是为经济发展提高快捷服务的重要手段.从纸质管理转到电脑管理是信息化的必由之路和重要标志.本着对历史负责、为未来着想的精神,1998年以来,福建省泉州市档案局(馆)及各县(市、区)档案部门,以档案目录数据库和分布式档案数据库建设为重点,以推广统一规范的档案管理软件为手段,以实现馆际档案信息资源共享为目标,逐步推进全市档案系统的信息化进程,推动新时期档案资源信,息化的全面发展.

一、泉州市档案信息化现状

从1998年开始,泉州市档案局(馆)及各县(区、市)档案馆开展了档案目录数据库的建库工作,即对馆藏档案目录进行录入储存.截至目前,泉州市档案馆已录入目录达91 2906万条.9个县(区、市)档案馆已完成三个阶段录入任务并通过验收的有7个,占77.7%.1~3阶段档案目录数据录入情况暂居全省各设区市的首位.

2001年,泉州市档案局构建内部局域网,使用福建科怡综合档案馆管理系统进行档案目录数据库建设.2003年,在泉州市委、市政府的领导下,在省档案局的指导下,泉州市分布式档案基础数据库建设项目由计委正式立项,并由市财政拨款75.4万元.经过各参建单位的共同努力,泉州市分布式档案基础数据库(二期)项目建设完工并通过验收,各县(区、市)也在当地党委政府的支持下,积极争取资金投入,截至目前,已有 、鲤城、南安、丰泽完成了(二期)项目的建设任务,其余各县也在尽力争取近期建设.


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2004年,泉州市档案馆开始对馆藏照片档案进行数字化转换,先后购置1台惠普8250照片扫描仪及3台平板扫描仪和配套设备,完成6000多张照片的转换与挂接;并对归档的报刊缩微胶卷进行数字化转换、刻入光盘.

2005年,配置高端联想商用计算机及电视采集配套设施,对每天的《泉州新闻》进行自动采集,目前,已建立15696条《泉州新闻》标题目录数据库.同年,市档案馆又开始对馆藏纸质档案进行数字化工作,目前,已建立150多万页档案全文数据库. 市、鲤城区纸质档案扫描工作也开始进行,正按计划有条不紊地推进.

2007年,泉州市档案馆及鲤城、丰泽、 等县(区、市)被市委、市政府指定为政府信息公开查阅场所,为响应这项工作的全面开展,这些单位建立了政府信息公开查阅中心,配置相关的计算机等设备.同年,依托泉州政务网,泉州市档案馆及鲤城、丰泽、 等馆、市直部分单位相继建设了政务信息网,同时,建立电子文件归档管理和电子档案移交与接收综合管理平台,做到接收档案电子化.

二、信息化道路上存在的困难与问题

泉州市档案部门在信息化发展过程中,已走过了十年的风雨历程,这也是克服困难逐步推进科学发展的十年.这几年里,泉州市档案馆基于分布式档案基础数据库项目建设成果,先后投入信息化建设设备资金几百万元,配备了5台服务器、37台计算机、5台扫描仪及相关网络连接系统设备,包括交换机、防火墙、入侵检测系统和网络防病毒软件等.投入扫描资金30多万元,投入目录数据库建设10万元.同时,着力加强全市档案信息基础设施建设、档案信息资源建设和档案信息服务体系建设,构建“三库两网一平台”,全面提高档案信息化管理水平.具体为:建设完成分布式、规范化、可共享的档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库;分别在互联网及政务网上组建网站;建立市直机关、企事业单位的电子文件归档管理和电子档案移交与接收综合管理应用平台.各县(市、区)特别是 市、鲤城区、南安县、丰泽区也先后各投入数十万元进行信息化建设,并取得初步成果.

这十年里有成功的喜悦,也有困惑与艰辛.总体看,全市档案的信息化发展还存在诸多的难题亟须破解.

一是在思想上,对档案信息化要求不迫切.虽然很多同志也认为档案信息化是大势所趋,是档案走向现代化管理的重要步骤,但是在行动上却迟迟没有行动,或行动缓慢,没有迫切感和使命感,乃至影响到档案信息化建设进展,至今,还有个别县仍未完成第三阶段目录数据的录入任务,分布式档案基础数据库只有 、鲤城两个市区投入使用.部分县(市、区)委、政府虽然平时也关心重视档案工作,但在资金投入及用房、设备等方面,却束手无策,致使资金、设备及用房等关键要素迟迟无法落实,拖了信息化的后腿.

二是在资金上,缺口大,影响信息化建设.实践证明,一个县级馆要全面进行信息化建设,需要投入分布式档案基础数据库项目建设资金及设备费四五十万元,以及数字加工费10多万元.现在各县的财政大都停留在吃饭财政上,各方面欠债太多,没有剩余财力.尽管档案部门有满腔热情,还是远水解不了近渴,信息化建设进展不快.


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三是在技术上,存在诸多难题.信息化是一项技术含量较高的活.由于档案工作人员掌握的信息技术不多,技术力量薄弱,尤其是要进一个计算机专业的技术人才,会受到方方面面的制约,目前,已出现青黄不接的局面.因此,局(馆)人员老化、知识结构中技术含量低等问题开始暴露,这也影响到档案信息化建设的进程.根据《福建省档案信息资源开发利用试点工作实施方案》精神,泉州市档案局被确定为福建省档案信息资源开发利用试点单位.目前,市档案馆已建立了档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库;建设了泉州市电子文件归档管理和电子档案移交、接收应用平台;已建设了依托泉州市政务网的泉州市档案政务信息网站和依托互联网的泉州市档案局公众信息网站.此外,根据省委、省政府办公厅联合下发的《福建省电子文件归档与电子档案管理办法(暂行)》的要求,市档案馆作为市直机关、团体、企业事业单位和其他组织单位形成的电子文件与电子档案的永久保管基地,已于2008年开始接收市直各机关单位形成的电子文件与电子档案.但是,由于市直单位很多档案员都是兼职的,不懂得信息技术,加上各单位的领导对档案信息化建设投入不够.因此市档案馆开设政务网站无法与市直单位衔接,档案信息化的作用不能完全发挥.

三、加快发展步伐,全面推进信息化进程

泉州市档案信息化建设已经走过十年了,及时总结档案信息化建设的经验与教训,对于加快档案信息化建设,深入推进档案信息化的进程,很有必要,也很重要.

档案信息化建设是一项跨世纪的重要工程,不仅是档案部门的工作,更是当地党委、政府的一项“利在当代、功在千秋”和落实科学发展观,增强可持续发展的大事.因此,建议各地领导要在这方面多给予关注与投入,并落实到具体工作中.

一是要加大扶持.要把档案信息化摆上议事日程,纳入工作计划,不仅要在思想上重视,经常给档案工作人员以鼓舞、支持,最重要的是要在资金、用房上给予实实在在的帮助.没有资金、机房,档案信息化说到底也是一句空话.档案部门也要多争取领导的关心,纳入领导的视线,以期取得应有的支持.

二要加强技术队伍的建设.档案工作人员要多参加计算机及信息化知识方面的在职学习,争取在尽量短的时间内掌握一些实用技术.而对于今后新录用的工作人员,要尽量争取录用一些计算机专业、懂信息化技术的高端人才,才能促进信息化的发展.

三要逐步推进.对于档案信息化建设进展缓慢的档案部门,要分清轻、重、缓、急,在完成一至三阶段档案目录数据录入任务的基础上,尽力争取在最短时间内把分布式档案基础数据库(二期)项目建起

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来,对于(二期)项目已建起来还未投入使用的档案部门,每年要安排一定的资金、一定的人手,按先急后缓、急用优先的原则,对馆藏档案进行全文扫描.

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四要注重应用.对于档案信息化建设进展较快的档案部门,应逐步纳入当地乃至全省的政务信息网站,并依托互联网进入公众信息网站,为党政机关和社会大众提供便捷的档案信息服务,做到资源共享,服务民生.同时要加强对网络的监管,以保证信息的安全和可靠.

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