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《关于加强最低生活保障档案管理的通知》(以下简称《通知》)已于2008年1月15日下发.作为文件起草者,我们做如下解读:

近年来,党 国务院高度重视社会救助工作,把它作为执政为民、解决民生的重要职责.民政部为此做了大量工作,特别是在最低生活保障(以下简称低保)制度建设方面成绩显著.到2007年年底,全国城市低保已做到了应保尽保.农村低保制度也普遍建立起来.在实施过程中,形成了大量文件材料.如何管好、用好这些材料,各地做法不一.现实工作需要出台低保档案管理规范性文件,以提高全国范围低保档案的管理水平.

2004年起,民政部档案馆与国家档案局起草了《关于加强城市居民最低生活保障档案工作的通知》的初稿,并进行了多次修改.2007年,随着农村居民最低生活保障制度的建立和国务院《关于在全国建立农村最低生活保障制度的通知》的下发,最后形成《关于加强最低生活保障档案管理的通知》.

《通知》出台的指导思想,首先是明确低保档案的管理体制和工作职责,加强低保档案管理.其次是统一低保档案管理方法,实现规范化管理.第三是严格按照国家有关规定,结合工作实际,体现了原则性与灵活性统一.

需要重点明确的几个业务问题如下:

一、关于最低生活保障档案的概念

最低生活保障档案是指县级人民政府民政部门、乡镇人民政府和街道办事处以及居(村)民委员会(社区)在最低生活保障的审核、审批、日常管理和服务工作中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录.

二、关于最低生活保障档案工作的管理体制

低保档案的统一领导.民政部对全国低保档案工作实行统一监督和指导;省、自治区、直辖市民政厅(局)负责对本行政区域内低保档案工作的监督和指导;县民政局对乡(镇)人民政府、街道办事处的低保档案工作进行指导;乡(镇)人民政府、街道办事处对居(村)委会(社区)的低保档案工作进行指导.但这种统一领导,必须同时接受同级档案行政管理部门的监督和指导,在国家档案工作的管理体制中运行.县级民政局、乡(镇)人民政府、街道办事处、居(村)委会(社区)应当将低保档案纳入综合管理范围.


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分级负责、基层为主的原则与低保管理机关的职能要相适应.根据我国现状和有关规定,低保档案分级负责、基层为主管理原则既与低保管理机关职责相适应,又符合低保档案形成特点.各省、自治区、直辖市民政厅(局)和档案局应结合实际情况,共同制定相应实施细则和管理办法.

三、关于最低生活保障档案的分类和归档范围

低保档案可分为审批类和日常管理类.

审批类主要是低保待遇申请、审批过程中形成的一套完整材料,包括县级人民政府民政部门批准享受最低生活保障的审批表;有关部门的入户调查表;低保对象的申请书、居民户口簿或居民身份证复印件;低保管理机构要求提供的家庭收入证明以及其他应当归档的材料等.

日常管理类是县级人民政府民政部门在对低保户进行动态管理中形成的文件材料,包括县级人民政府民政部门停发、增发、减发低保金的审批表和有关审核材料;低保对象参加公益活动记录;低保对象名册;日常入户调查材料等.

四、关于最低生活保障档案的整理方法

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确定保管单位.一个低保户从申请低保到被批准享受低保待遇的过程中形成的全部材料为一个保管单位,可称为卷(袋、盒).

保管单位内文件排列.保管单位内的所有文件材料应当按照归档范围所列的文件顺序排列.

编制保管单位内文件目录和备考表.将保管单位内排列好的文件按顺序编写页号,使用钢笔在每页有字的文件正面右上角、背面左上角用阿拉伯数字编写,并填写文件目录和备考表.卷内目录应当包括序号、文件题名、责任者、日期、页号等项目;备考表应当包括情况说明、整理人、检查人等项目.

固定保管单位.采用利于档案安全保管和利用的方法固定保管单位内的文件,可以装订成卷,也可以将全部材料放入档案袋或档案盒中保存.

排列保管单位顺序并编制顺序号.以年度为单位,将每一个保管单位按一定的顺序排列,并编制顺序号.可以统一按审批的时间顺序排列并编大流水号;也可以按行政区划先后顺序排列,再按审批的时间或低保户的姓氏笔画顺序排列编号.

填写保管单位封面.无论用什么方法固定保管单位,保管单位的封面上都必须有一些检索项目,包括全宗名称、保管单位名称、姓名、低保证字号、乡(镇、街)居(村)、年度、类别、期限、保管单位顺序号、页数等.

编制保管单位目录.将排列好的保管单位的有关项目登记到档案目录上,以固定整理结果,并编制目录封面,装订成册,作为检索工具.目录项目包括保管单位顺序号、低保户姓名、低保证字号、页数等;目录封面项目包括全宗名称、全宗号、目录号、年度、档案类别、保管期限等.

五、关于最低生活保障档案的保管期限和档案的移交

档案保管期限.《通知》规定审批类档案保管期限为该低保户停保后不少于3年,日常管理类档案保管期限不少于5年.主要理由:

一是根据低保文件材料形成的特点确定的.低保户续存期间,低保档案材料要经常被管理机关和低保户利用,所以确定低保档案的保管期限为停保后再保存几年.

二是根据档案的利用价值确定௚

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0;.低保户停保后,审批管理机关和低保户对档案的利用就少了,但社会利用还比较多,两类档案保存3年和5年基本能满足这些需求.

三是弹性原则.目前我们对低保档案未来的利用趋势和程度还没有十足把握,为避免绝对化,在确定保管期限时用了“不少于”三个字,3年和5年是最低保存年限,至于最终保存多长时间,要由各省、自治区、直辖市民政厅(局)和档案局结合本地区实际情况共同确定.

档案的移交.低保档案是短期保存的档案.不在进馆范围,本不存在移交问题,期满后鉴定销毁.但考虑到历史研究的需要,《通知》规定:“最低生活保障档案保管期满后,地方综合档案馆可将适当比例的档案抽样接收进馆.”具体进馆的档案类型、比例由县级民政局与县级档案馆商定.乡(镇、街)的低保档案应归入乡(镇、街)档案全宗,向乡(镇、街)档案部门移交,并实行集中统一管理.居(村)委会工作中形成的档案应按国家档案局有关规定,纳入居(村)委会档案统一管理的范围.

六、关于最低生活保障档案的管理和利用

最低生活保障档案的保管.低保档案分散形成于县、乡(镇)街道、居(村) 机构,《通知》规定原则上由县级人民政府民政部门统一保管.主要考虑县级民政局是低保待遇的最终审批机关,应当保存一套完整材料,且保管条件要好一些.最完整的低保档案到底放在哪一级保管,应由省级民政部门与档案局共同协商统一规定,其他机构要保管好职能活动中形成的档案材料.

最低生活保障档案的利用.低保档案不属于开放档案.《通知》规定主要供低保管理部门使用.但根据有关条例,上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要,也可以查阅低保档案,但要履行一定查阅手续.县级民政部门要对低保户查阅档案的具体范围做出规定.

参考文献:

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