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一、现阶段机关档案工作机构存在的问题及弊端

进人20世纪80年代以来,不少机关档案工作的组织形式从单一的文书档案室向综合档案室转变.但目前我国基本上实行的仍是“家家有档案室,户户有档案员”的“小而全”的机关档案管理模式,在手工管理时代这种模式的确发挥了十分重要的作用,为我国档案事业的发展奠定了坚实的基础.但在这种“小而全”的管理模式下,档案室的发展不均衡已成为我国档案事业发展存在的一个突出问题.首先,由于各单位领导对档案工作的重视程度不一,对档案工作在人、财、物、力资源上的投入不一,导致各个单位的档案工作,在同样都是属于党和国家宝贵财富的前提下,在“待遇”上却存在着天壤之别.重视档案工作的单位条件优越、设施先进、管理求精.不重视的单位管理条件、设施落后,人员配备差,管理混乱.“领导是否重视”成了机关档案管理水平高低的决定因素.其次,文书处理人员、档案人员的工作责任心、业务水平、管理能力的差异,导致各单位档案整理方法、标准尺度不一,整理出的档案案卷质量参差不齐,难以做到整齐划一,有的该归档保存的文件材料收集不齐全,未归档保存,而有的不该归档的普发性、事务性文件却大量分别归档保存.各单位文件相互交叉归档,使进馆档案大量重复,造成档案馆有限的馆藏空间、设施、人力资源的浪费.再次,机关档案室的管理,在一定程度上是一种封闭式的自我管理,基本上是为本机关领导决策服务和为机关内部各项工作服务.由于受客观条件的限制,为社会服务、为群众服务的职能难以得到充分发挥,直接制约和影响着档案信息资源的开发利用.最后,随着档案信息化建设工作的开展,不少单位已在逐步建立档案机读目录数据,实行网上检索查寻,由于各单位使用的软件不一,著录标准格式不统一、不规范,导致部分已移交进馆的机读目录数据难以和无法转人档案馆的目录数据库,出现了在制作机读目录数据上的重复劳动和资源浪费.上述问题的存在,是由于现有体制和管理模式所限.只有从改革传统档案管理体制人手,积极寻求、建立一种与机关实际相适应的新的机关档案管理体制,才能进一步促进档案事业的健康发展.

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二、文件中心的产生及其工作职能

文件中心作为一种过渡性的文件保管机构,起源于二战时期美国军事部门,现流行于北美及其他各国.文件中心在国外被誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”,具有经济适用、管理高效和服务快捷等优越性,目前我国一些地方档案部门相继在当地党委、政府的支持下,依靠行政手段,建立了类似文件中心的职能部门,这些机构虽然名称上不同,但赋予和行使的职能是机关档案最终向同级综合档案馆移交前的一个中转站.文件中心的建立适应了当前机关档案工作发展的需求.文件中心作为一种介于机关与档案馆之间的新型文件管理机构,应当是在档案行政管理部门的直接领导下,独立运作的文化事业单位

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,其机构、人员、经费、设备、库房均应自成一体,按照档案行政管理部门及相关部门制定的业务规范开展工作.其主要职能是:负责定期接收同级机关事业单位处理完毕的文件,将所接收的文件,包括电子文件按照一定标准和规范进行鉴定、整理、编目、管理,向国家机关、社会组织及个人提供利用文件,在征得各有关部门的同意后,将法规性、政策性、公益性、服务性等现行公开文件及时提供给社会和群众,对不需进馆的档案进行销毁,将需要长久保存的档案定期向综合档案馆移交.

三、现阶段建立文件中心的必要性

1.建立文件中心,体现了“精简、统一、效能”的原则.建立文件中心,对机关和事业单位处理完毕的文件进行集中管理,从管理机制上建立了一个统一的机关档案管理机构,使原有的机关档案室从实体上撤销,机关档案人员所承担的大部分职责转移到文件中心,节省了各机关大量的档案实体存储空间,降低了档案管理成本,提高了工作效率,使机关档案工作运作机制更加灵活.文件中心的建立,打破了原有机关档案工作机构“小而全”、“各自为政”的概念,使机关档案从分散式管理转变为集约式管理,为档案社会化服务创造了良好条件,适应了机关改革“精简、统一、效能”的原则,也节省了大量的人力、财力和物力.

2.建立文件中心,有利于提高机关档案管理专业化水平.文件中心统一档案管理标准,统一档案整理方法和操作要求,统一使用计算机档案管理软件,科学规范机关档案工作,有利于改变档案质量参差不齐的现状,为档案管理现代化奠定良好基础.集中统一的管理方式,为档案资源的共享共建创造了良好的物质基础,把各机关档案工作的个体优势化作资源整合后的整体优势,促进档案资源建设的统一协调发展,形成适应实际需要的、多元化的档案管理模式.

3.建立文件中心,有利于优化档案馆藏结构,提高馆藏质量.文件中心将各机关形成的大量文件,包括电子文件进行集中整理、编目、鉴定、管理,最后再移交到档案馆.这种模式能够较好地从源头上把握和控制机关文件材料归档范围,科学鉴定档案价值,正确划分档案保管期限,从全局考虑和解决进馆档案重复问题,有利于杜绝重份文件,保证进馆档案的数量和质量,使馆藏档案更加精炼.为档案馆接收档案开辟了便捷的途径,同时解决了档案馆接收档案难的大问题.

4.建立文件中心,符合档案面向社会、服务群众的要求.建立文件中心,符合“小政府、大社会”发展格局,通过档案资源的科学整合,及时提供信息资源,满足社会各界对政府文件和信息的需求,同时也达到了密切本部门和其他部门的关系的目的,缩短了档案部门为社会和公民服务的距离,拓宽了档案部门的发展空间,实现了档案工作前置管理,为档案部门更好地为党和政府各项工作服务,为广大人民群众服务提供了新的平台.文件中心可通过现代化技术手段,提供多元化、网络化、社会化的信息服务.同时,可以利用已有的信息管理系统和数据,在档案实体移交进馆后,继续提供该部分档案的信息服务,方便社会各界的利用,使档案馆腾出主要精力,开展深层次的利用和编研工作,加强档案理论与技术的研究,突出档案馆的历史文化价值和学术研究功能.

总之,文件中心是在新时期、新条件下出现的一种新的档案管理模式,随着这种机制的不断建立和完善,必将使档案基础业务工作得到突破和发展.□


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(编辑/永安)

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