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看了本刊2005年第12期刘平雪同志《进馆档案整理中存在的几个问题》,笔者颇有同感.2001、2叩4年度,济南市进行部分单位撤、并、转,市档案馆共接收撤、并、转单位的文书档案5万余卷,归档文件1.2万余件.在我们日常管理工作中,刘同志文章中提到的几个问题也不同程度地存在.另外,在接收整理档案过程中我们还发现存在另外一些问题.

工作中发现的主要问题


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1.年度立卷不够齐全.《机关档案工作业务建设规范》要求,不同年度的文件一般不得放在一起立卷.我们理解,案卷排列应在不同的保管期限下按照年度进行排序.但实际工作中,极少数单位的档案存在着年度立卷不够齐全的现象.如:有的单位早些年度的档案早已立卷并进馆,但这次单位撤销,又清理出一些早年度的文书材料,这些材料多数都涉及一些重要问题,显然是属于归档范围,应该立卷归档.但是,属于这个年度的档案早已整理归档,这样就不可能再立卷排序到相对应的年度内.因此,只能是打破常规,另立案卷,致使个别全宗出

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现了立卷档案年度排序混乱状况,很不利于档案的保管和利用.

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2,档案材料杂乱.其一,在极个别撤销单位的档案移交过程中,除应交的文书档案登记在册外,还有一些奖状、奖杯、锦旗等实物,都一并列入了移交清单,转交到档案馆.例如,单位内部举办活动的奖状,群众业余文体活动的锦旗、奖杯等,甚至还有的奖杯等实物已有损坏,如这种情况,笔者认为就不应该登记造册进馆.当然,一些能够反映和见证本单位有关历史活动的有保存价值的实物还是应该一并进馆的.但是,进馆物品一定要有标准,并不是所有的东西都要存放在档案馆.其二,极少数单位的移交人员,把一些未曾整理登记在册的,平时积累的零星散落的文书材料、没有任何说明的录音录像材料,也一并送交到档案馆.他们的愿望是好的,认为这些材料丢之可惜,放到档案馆以后有可能会有用处.岂不知这种做法会给档案馆造成很大的麻烦,因为档案馆的同志并不了解你单位,也不了解这些材料的具体情况,没有“能力”来整理这些被本单位“遗弃”的东西.

3.分类标准不严.档案的分类应按照档案内容和载体的不同,根据有关标准进行统一分类.分类一般应采用年度一组织机构(或问题)归档.但是个别单位的档案分类是按照不同的内设机构或业务工作单设目录号,例如:信访工作、科研工作、劳动保障、计划生育、职称评定、纪检等方面工作,都分别以单设目录号来分类归档,致使一个全宗内包含了20几个目录号,一个目录号内有的三至五卷,有的十到二十卷,使整个全宗内档案零乱,即不符合归档分类标准,也不利于全宗档案的管理.

4.以件为单位装订的归档文件存在的问题.2001年以来,随着立卷制度的改革,机关单位立卷改为以件为单位的立卷方式.在我们接收的撤销单位档案中,就有部分改革后的以件为卷的档案.发现的问题有:一是装订不规范、不科学.对于只是一页或两页纸的文件,有的将两份文件装订在了一起;还有的是把单页纸的文件原样存放.前者会给库房管理造成麻烦,后者从理论上说是对的,但在利用过程中容易对文件造成损害,不利于档案文件的保护.二是归档项目填写不规范、不完整.归档文件首页的归档章内容存在着填写不完整不规范现象,如,归档章内的全宗号漏填写,有的保管期限不写,还有的件号用铅笔填写,且书写潦草.这几种情况都会不同程度地影响着档案的利用和保管工作.

以上几种问题,虽然只是极个别现象,并且我们在接收进馆过程中也进行了必要的更改和整理规范,但通过这些问题反映出了某些工作环节存在的漏洞.因此,笔者认为,在此把问题提出来还是有必要的,以引起广大档案工作者的注意,避免类似问题继续出现,确保案卷的规范性、科学性和完整性.


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工作中应注意的几个问题

1.增强工作责任心,保证归档案卷的质量.首先档案工作人员要充分认识档案工作的重要性,增强事业心和责任感.要了解熟悉本单位的工作职责范围和主要业务工作情况.其次,要努力提高业务工作能力,熟练掌握档案立卷整理的各个环节、步骤,严格执行档案工作的有关标准,做好档案的立卷管理工作.要发扬严谨细致、一丝不苟的工作作风,把工作做细做精做实.

2.提高工作主动性,做好平时立卷工作.档案的管理是各单位综合管理的一个重要方面,应有完善的管理制度与工作规范.如:档案材料的收集范围,档案的整理方案等,都是做好档案管理工作中不可缺少的制约条件.一是做好平时的材料收集、整理归档工作.要保证档案的齐全完整,做好随时收集是关键.应有意识地建立收集类别、收集范围,注意把常规工作中形成的档案材料积累下来整理入档.二是年度立档时要做好检查工作,力求应归档材料齐全完整.尤其是年末年初,在把年度内处理完毕的文件材料进行立卷归档时,要对归档材料进行必要的检查,看主要业务部门的材料是否齐全,看主要业务工作的材料是否齐全,要主动做好与各有关部门的沟通协调工作,避免应归档的材料不归档或不齐全.三是做好跟踪收集.主要是一些临时性活动、人员外出参加会议材料、调出人员手中的档案材料等,一定要认真负责地及时地跟踪收集归档.

3.追求工作精细度,规范要求工作程序.对以件为单位进行装订立卷的档案,笔者认为,与原来的大卷相比,在库房管理的精细度上要求更高.因此,各个工作环节一定要更加仔细对待.文件页数再少也不能两件合并装订,但也不能不进行装订.建议装订时在归档文件下附一张衬纸,加以扶托,既保护档案材料,又便于提供利用.另外,归档文件的编号是年度内的文件按照不同的保管期限跨机构编号,全宗号、年度、保管期限、件号缺一不可.文件的整理立卷要严格按照有关要求,规范填写归档章上的所有项目,以避免因此项工作的疏忽而造成档案管理工作过程中出现差错.

4.倡导工作标准化,促进工作规范化建设.作为市级档案馆,馆藏档案来源于各基层单位档案室.在平时工作中,档案馆要加强与基层单位的工作联系,加强工作的督导力度.各基层单位必须严格执行《机关档案工作业务建设规范》,档案人员一定要明确档案工作的基本任务,明确案卷质量要求,认真做好归档材料的收集、分类、整理等工作环节,并根据《机关档案工作业务建设规范》和有关的业务标准去检验、衡量工作的质量,以促进档案业务工作规范化发展,为档案的提供利用和长期保管打好基础.

(作者单位:济南市档案局250001)

参考文献:

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