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摘 要:四川建筑职业技术学院档案馆是通过四川省档案局认定的档案工作规范化管理省二级单位,随着学校的发展壮大,档案馆与时俱进,档案管理手段不断改进,档案工作水平不断提高,在规范化、数字化管理的基础上又提出了新的发展目标:逐步实现档案馆全面现代化、规范化、智能化、数字化、信息化的科学化管理.

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一、档案工作发展现状

1.基本情况

档案馆负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料,组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作,开展档案的开放和利用.目前,我院档案馆有3名专职档案员,其中本科学历1名,研究生学历1名,在读博士研究生1名;高级职称1人,中级职称2人.馆长全面负责档案馆、校史陈列馆及全校档案工作,其余2名工作人员分别负责档案工作的技术管理、业务指导、资源管理与综合管理工作.此外,学校兼职档案员的人数为34名,负责学校各部门档案的收集、整理、归档、移交.

现馆藏档案总数截止2013年12月13日27576卷,底图17682张.案卷按照高等学校档案实体分类法分为党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版物、外事、财会、人事、照片、特殊载体、文书、示范建设、评估共十六大类.档案馆面积为409.62m2,其它用房66m2,校史陈列馆面积641.4m2.

2009年,档案馆开始使用高校档案管理软件,将档案管理并入高校档案馆的管理之列,加强档案工作的规范化、数字化、信息化建设,通过管理手段与模式的转变,使我院的档案管理与时俱进.

2.工作思路

提高档案意识,增强宏观管理.健全全校档案工作网络的二级管理,德阳、青白江校区档案工作实行综合管理,坚持集中统一管理原则,统一领导,统一机构,统一制度.坚持档案规范化管理,重视专兼职档案员队伍建设及培训,提高业务工作水平和档案知识涵养.不断更新档案自动化网络化管理设备,逐步实现档案数字化与信息化.不断改善服务方式与手段,提高档案信息服务水平和质量.

3.组织管理

四川建院档案工作由院长领导,主管副院长协助院长负责.图书信息中心主任为部门主管,档案馆设馆长一人.在全校形成了档案馆、学生档案分室、人事档案分室、财务档案分室以及各部门配备的兼职档案员的档案工作系统,各部门、各院系正职领导为本部门档案工作直接责任人.档案馆对全校档案工作进行组织、协调和管理.

4.管理措施

在四川省教育厅、四川省建设厅、四川省档案局的领导下,以及省档案局经科处、高

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校档案工作协会的指导下,依托学校档案馆为主体、各部门兼职档案员形成的档案工作网络系统,执行我院《档案管理规章制度》,切实将档案工作落实到人头,保障学校档案的全面性、准确性和持续性;落实档案管理岗位责任制,制定并执行档案工作院长、主管副院长、各部门主管领导职责、专职档案员岗位职责、兼职档案员岗位职责,并由档案馆进行业务指导、监督和检查全校档案工作;以南大之星档案管理系统为手段,实现档案的数字化、网络化管理;有计划地培养档案员,提高档案员的素质,保障档案信息的挖掘、编研与开发利用.

二、今后工作方向

学院的档案工作虽然取得了一定的成绩,但管理水平还有待进一步提高,在四川省教育厅、四川省档案局的领导下,在省档案局经科处、四川省高校档案工会协会的具体指导下,我院将以此次达标为契机,以评促建,以评促管,以评促改,切实落实改进措施,争取建成数字化档案馆.

三、发展目标

四川建院档案馆的短期目标是:以2013年达省二级标准为新的起点,坚持以评促建、以评促管、以评促改,切实落实改进措施,争取三年以后申请档案工作规范化管理达省一级标准认定.

我院档案馆的发展目标是:不断提高档案专兼职管理人员的综合素质和业务水平,加强档案管理手段自动化、形成积累程序化、档案整理规范化、归档范围清晰化、重要档案数字化、数据录入标准化、档案检索网络化、利用服务人性化,逐步实现档案馆全面现代化、规范化、智能化、数字化、信息化的科学化管理.


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参考文献

[1]王雅南 高校档案工作规范化管理途径探讨.教育学文摘[J],2011,11下,总第44期,7-8.

[2]四川省教育厅 四川省档案局 四川省高等学校档案管理办法实施细则(试行).川教〔2009〕204号,2009,08,28.

[3]教育部 高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号,2008,08,20.

[4]四川省人民政府办公厅 四川省工作规范管理办法.川办函[2005]103号,2005,0518.

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