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摘 要 :教学档案是师生在教学管理过程中产生的真实记录,其质量优劣、管理规范化程度都是衡量院系教学质量的重要标准,同时也是教育评估所用信息的重要依据来源.近几年随着独立学院办学规模的不断扩大,其下的二级院系教学档案管理工作问题逐步凸显出来.现从教育评估角度出发,对二级院系教学档案管理中存在的问题进行探讨,究其原因并提出相应的对策.


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关 键 词 :教学档案管理;教学评估;二级院系

中图分类号:G64 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2012)31-0288-02

近年来,省教育厅不断开展各种形式的教育评估,如独立学院专业建设工作抽检评估、独立学院教育工作合格评估等,形式多样化的教育评估其目的是简单明确的,就是通过检查学校教育教学质量和整体运行情况,推动高校管理不断改革,真正达到“以评促建,以评促改,以评促管,评建结合,重在建设”的目的.而教育评估所用到的信息和材料则是取自独立学院的各类教学档案,所以教学档案管理规范化是独立学院办学质量体现的视口,不断优化教学档案管理是保证高校教学质量提高的途径之一.

一、通过教育评估,二级院系教学档案管理中的问题

1.档案材料收集难,容易出现不齐全现象.二级院系档案管理工作起步比较晚,相应的档案管理制度存在不完善的地方,比如大多数二级院系没有制定切实可行的档案管理制度,没有明确档案归档的具体要求,这就导致各二级院系的档案管理人员在收集资料时无章可循,存在一定的随意性,对档案管理工作缺乏一个完整的认识.独立学院还存在外聘教师多这一普遍现象,在一定程度上也影响着教学档案收集的困难.比如外聘教师提供的教学资料容易主观臆断的按照自己所在学校的格式填写,出现填写内容不规范现象;不能自觉及时的提交教学材料;为了应付交差,对上交材料进行临时突击,整理内容草率导致档案质量低等现象.这些做法都对院系教学档案收集设置“拦路虎”,在客观上加大了教学档案管理的难度.教学档案具有分散性的特点,这就使得其在收集整理工作上存在一定的困难.如每学期的有关实践教学各项活动方案的制定,在实施过程中对做的具体工作缺少相关文字记载和问题整改措施及总结;又如有的工作做的比较好且效果明显,但是在实施过程中没有及时形成相应的文字材料,当到了教育评估时,对不齐全的部分再花费相当大的人力和物力来进行补充和完善,这不仅对日常的教学工作产生冲击,扰乱了院系教学工作的秩序,而且还对教学档案内容的真实性产生较大的影响,使得院系教学档案管理工作处于被动局面,同时还在一定程度上造成院系教学资金和人力资源的浪费.

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2.档案材料不规范,缺乏一定的系统性.由于二级院系没有制定相应的管理规章制度,所以在档案材料的收集和整理上存在很大的随意性.该收集的没有收集,不需要收集的却都收集了起来,而且在收集上来的资料存放年限无明确规定,导致部分到期文件没有及时做出销毁措施,所有文件都堆放在储物架上,使得有限的储存资源被占据.在教学档案归档过程中,学院与二级院系之间没有对接好统一整理文件材料的管理要求,没有明确哪些材料上交部门,哪些教学档案由二级院系保存,致使一些教学档案重复保存,一些则无人收存,从而导致了教学档案管理处在一个无序的状态中.二级院系在教学资料归档过程中,还存在只注重上级下发文件的收集和整理,而忽略了自身在教学管理过程中产生的有价值的材料收集工作.如二级院系开展的各类教学经验交流座谈会、教师互相听评课记录、院系会议记录等,是二级院系自身因实际情况而产生的教学成果,也需要纳入归档范围.在部分原始档案记录中使用的纸张规格不一,或使用圆珠笔或铅笔进行内容填写,使得字迹模糊,这些不良习惯都不利于资料长期保存.绝大部分二级院系的归档载体上存在单一性,对于教学文件中实物类的档案如教师教学课件、课程视频材料、音频材料等没有及时同步归档,这在一定程度上破坏了教学材料的完整性.

3.其他方面.在教育评估过程中,缺少对相应教学数据进行归类统计,比如学生使用教材的优秀教材统计及近三年新教材的使用率等从量的角度体现教学管理的数据分析;二级院系与学院相关部门之间档案数据不一致的现象;部分教学档案如课题申报表等缺少上级部门的批复原件或复印件;部分教师担心自己的教学资料在归档后被他人使用或日后借阅不方便等因素,只上交其中一部分材料这一不良现象.

二、上述问题发生的原因

1.档案管理意识的薄弱,缺少专职的教学档案管理人员.首先是院系领导、教师及管理人员的档案归档意识薄弱,他们会偏见的认为只要搞好教学和科研就是代表教学工作圆满完成的标准,对于其具体实施过程中产生的各种教学档案材料觉得可有可无,也觉得与自己无关,这就严重制约了二级院系教学档案管理工作的发展.在独立学院二级院系中的教学档案管理人员大多数为兼职档案员,由于不是专职从事档案工作,没有接受过系统的档案管理训练,所以会缺乏基本的档案管理知识及能力,业务能力较低,这就造成了教学档案收集不齐全,质量低等问题.兼职档案员大多数是由教学秘书承担,他们日常工作本就繁琐,使得他们对教学档案收集不及时,错过最佳收集时间;同时他们也缺少足够的时间和精力对相关教学材料档案进行整理,这也会导致大量的教学材料因整理归档不及时而造成丢失的后果.

2.教学档案管理的收集与利用工作中存在盲区.在档案归档过程中容易造成这一倾向,就是只注重材料的收集和整理工作,忽略了如何将这些教学档案有效的展开利用.而这一思维倾向就导致了院系教学工作人员对教学档案的不重视,会让他们觉得这些材料只是为了检查而准备的资料,不重视日常的收集整理工作,这种表面现象的管理会造成大量的教学信息使用价值流失,没有很好的体现教学档案应用于教学的这一理念.同时在档案的借阅流程中存在手续不完善的问题.部分二级院系在档案借阅过程中没有及时做好相关借阅登记手续,导致有些文件因借出时没有相关记录而造成后期找不到文件下落,造成信息流失的现象,这在一定程度上破坏了教学档案归档的合理性和完整性.

三、强化二级院系教学档案管理的对策

1.二级院系领导加强教学档案管理工作的重视.院系领导要转变观念,从教学档案管理工作的意义上对教师开展档案管理的教育工作,正面认识教学档案工作的重要性,增强档案意识,在日常教学过程中,积极主动及时的上交各项相关的教学文件资料,从根本上提高档案归档的自觉性,在院系间确立教学档案一体化管理的理念.


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2.建立和完善教学档案管理的规章制度及实施细则.二级院系要从实际出发,建立切实可行的档案管理规章制度,其内容要详细包括归档范围、保管期限、归档时间及要求、借阅登记要求、移交时间及相关手续.为了加强教学档案管理工作保质保量的实施,可以将教学档案管理工作于相关工作人员的年终考核、职称评定等利益挂钩,从侧面进一步提高工作人员的积极性.

3.加强教学档案管理人员工作能力的提高.对于目前二级院系教学档案管理人员没有受过系统的训练,管理过程职责不明等问题,应对本院系的档案管理人员进行不定期的、科学化的、系统化的培训,应让他们熟悉档案业务;在新时代下,还要加强他们现代信息技术的学习,不断提高自身知识修养和管理能力.在收集教学档案过程中,针对外聘教师材料收集问题上,管理人员应按照院系档案管理规章制度,严格要求教师

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450;时上交相关教学资料,并对教学资料的内容和质量进行严格把握.比如可以在学期初拟出需要教师提供的资料并且标明上交时限,对不符合要求的材料要求限期修改,使得档案管理工作从原始资料就开始规范起来,充分发挥教学档案管理人员的职责.

教育评估能够促进和加强教学档案的建设.二级院系可以按照教育评估指标体系来对教学档案进行分类,使得教育评估与日常教学工作相结合,同时通过教育评估纠正教师不重视教学资料归档的错误观念,真正达到“以评促建,评建结合”的境界.

参考文献:

[1] 胡晓静,朱立.高校二级学院教学档案管理建设初探[J].中国科技信息,2009,3).

[2] 赵长渝.独立学院教学档案管理的问题与对策[J].文教资料,2010,(4上):171-172.

[3] 陈海萍.新时期高校二级学院教学档案管理工作探讨[J].佳木斯教育学院学报,2011,(4):93.

[责任编辑 陈鹤]

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