计算机在计划生育档案管理中的应用

摘 要 :计划生育管理工作一般比较复杂,内容广泛,主要有政策宣传、流动人口管理等,即为搜集数据并向有关部门汇报,这样有利于国家和政府实时了解我国人口发展动态,但传统的书面汇报方式已不能适应新形势下计划生育档案管理工作.为此,本文首先分析了计划生育档案管理工作现状,而后又简单谈了一下计算机在计划生育档案管理中的应用.

关 键 词 :计算机;计划生育;档案管理;现状;应用

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2013)10-00-01

引言

由于我国人口众多,且增长速度较快,我国政府为长治久安计,将计划生育作为一项基本国策.但随着时代的不断发展,我国人口特点也出现了一系列新的变化,这些变化使得传统的计划生育档案管理方式难以适应新的形势,因此,应改革计划生育档案管理方式.近年来,计算机在计划生育档案管理中得到了使用,并呈现出良好的效果,这大大提高了计划生育档案管理工作的效率.

一、计划生育档案管理工作的现状

现如今,计划生育档案管理工作具有以下特点:一是档案内容庞杂;二是案卷数量巨大;三是时间跨度较长.一直以来,档案管理采用的是封闭式管理,其目的为保管档案,这使得档案管理工作较为复杂,也使得档案管理中出现了一系列问题:第一,档号不规范;第二,案卷标题不规范;第三,部分特殊案卷没有卷内目录;第四,组卷混乱现象较为严重;第五,案卷厚薄不一;第六,保管不统一.

二、计算机在计划生育档案管理中的应用

2.1利用计算机等现代化的手段,改人工管理为计算机管理

现如今,计算机并未在我国计划生育档案管理中得到广泛使用,很多单位还在采用传统的方式,这不仅难以适应新的计生档案管理要求,也不利于计生档案管理工作的高效开展.再者,工作人员在处理计生档案管理工作时难免会出现各种错误,这给计生档案管理工作造成了一定的影响.为解决上述问题,可以编制计生档案管理软件,并将文档下发到各个单位.基层单位要在这种文档中严格填写资料,而后通过网络发送到档案管理单位.这种计生档案管理方式具有以下优点:第一,统计速度快;第二,资料准确,便于查阅;第三,节省成本.

为有效提高计生档案管理水平,应规范档案管理的各个环节.

2.1.1全面普查案卷,去粗取精

这是规范档案管理的首要环节.由于很多计生档案长时间没有得到全面清查,又各档案的保管时间不同,这难免会造成很多档案重复等问题,因此,必须删掉这种无用或多余的档案文件,从而保证计算机档案管理工作高效开展.


2.1.2重新组合案卷,实现案卷规范化

有些案卷较厚,且内容较为混乱,可以将这些案卷重新组合.在进行案卷重新组合过程中,最好将那些联系紧密的案卷放在一起,以方便今后查阅.

2.1.3统一分类号,保证检索查全率

为方便计算机检索,应对档案文件统一分类,进行分类时应按照《中国档案分类法》,并结合自身实际制定相关准则,从而能够保证检索查全率.

2.2加快数据准备,推进计划生育档案现代化管理进程

2.2.1分清轻重缓急,循序渐进

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开展计生档案管理工作就是为了使计划生育工作高效进行,而计算机可以提高计生档案管理效率.此外,在使用计算机进行计生档案管理工作时,必须结合各档案的价值大小等进行管理,应将那些比较重要的案卷文件优先处理.坚持轻重缓急,循序渐进的原则,以提高计生档案管理工作.

2.2.2分级次着录,提高效率

当处理着录工作时,可将案卷分为三个层次:第一,对于那些反映问题简单或参考价值较低的文件,最好采用案卷级着录方式;第二,对于那些案卷中的若干具有相同内容的文件,最好采用组合级着录方式;第三,对于那些较为重要的文件,最好采用文件级着录方式.如此既能很好地反应档案文件的内容,又能减少着录工作,从而最终提高了效率.

2.2.3分门别类,充分利用档案原基础

由于有些案卷基础较好,且具备全引目录,所以在进行案卷着录时,可以采用在全引目录上直接分类标引的方式.此外,对于那种“案件”等档案,可直接采用计算机进行案卷着录工作.这种模式可以省去不必要的着录环节,提高着录效率.

结束语

综上所述,随着社会的不断发展,我国人口形势还会出现新的变化,要想使计划生育档案管理工作得以高效开展,必须实现计算机与计生档案管理工作的有机统一,加大计算机在计生档案管理中的应用,如此才能处理好计划生育档案管理工作.