会计档案管理工作

摘 要 :

为了做好会计档案管理工作,会计人员需要不断的学习和认真讨论,以及创新,通过提高财务管理水平,首先要加强会计档案管理,能够促进会计工作不断完善,小康社会服务加快进程.国家全部档案中主要的组成部分之一是会计档案,作为各单位、各部门的经济活动重要的信息资源载体,能够充分的反映经济业务活动和财务收入数据以及对数据认真记录的重要史料和基本证据,在经济管理中发挥主要作用.各专门档案的数量,范围以及普遍量都无法与会计档案相比.为此,对会计档案的管理和作用的常见情况进行分析.

关 键 词 :

会计档案;档案管理

中图分类号:

F23

文献标识码:A

文章编号:16723198(2014)22011901

根据会计专业活动中所形成出现反应以及记录单位经济业务的主要依据和资料,能够使当代单位会计管理的预期值,控制数据以及基本解决中的基本依据.在各单位,企业的会计档案管理有主要的实际意义,财务管理工作是档案管理中,收尾工作通常不被管理人员和单位领导的重视,在财务管理整体中是薄弱工作,会导致财务管理的数量质量的工作水平都有很大影响.

1会计档案的内容

作为企业、事业以及机关单位和其他种类的经济组织形式的材料就是会计档案,其中,会计账簿、明细报告以及凭证等资料,在经济管理活动与工作中还存有基本使用价值,将会计核算所得的专业资料按照规定标准妥善的保存.其中包括:会计报表、文字说明以及附表备注,还有原始、记账、汇总等凭证,明细账、日记账和总账,还包括银行对账单和银行余额调节表等工作.通常要对档案范围明确、熟知,讲建设银行会计企业和建设单位会计、预算会计和经济事业组成的基本凭证、报表和账簿等材料.但是,各单位业务往来出现的文书,工作报告和总业务总结以及预算、设计、基本制度和方针政策都吧是归档建档的工作范畴内.根据会计档案进行归档,分为两种选择形式:第一种是从事会计工作人员将本年中报表、账簿、以及凭证等方面整理和保管,当在年终结算时,按照业务种类进行明确分工,初步整理,按照规范的要求保管报表、凭证和账簿等材料,将整理后选择有价值存在的会计档案交回企业档案室进行集中管理、永久保存.第二种是年终结算得到领导审批,将会计账簿、报表和凭证,由会计部门专业人员进行初编成册,统一移交到本单位的综合档案室进行整理保管.因为会计部门通常会对会计材料立卷建档,能够体现出档案的形成过程,使会计档案完整、齐全得到保障,充分的体现出会计责任的基本要求,从根本上能够将会计档案的质量保证.

2会计档案的重要性

(1)会计档案不仅是财务工作的基础和依据,也是反映领导接受监督,并且参与经营管理的重要信息资料,它能够对未来经济发展进行预测,使经济发展战略更加迅速.会计档案也能够传递档案管理的科学规划方式,使决策发展会计信息过程得到控制,在经营管理方面有着一定的支持和促进作用.根据会计档案对历年的会计数据进行分析和比较,能够促进企业部门、以及当地未来经济的发展趋势和发展方向,为决策者提供更好的资料,有利于符合该企业的经营发展计划.

(2)会计档案是经济科学研究的可靠资料.

建立会计档案是为了能够更好的建立管理体系准确的记录单位的经济和账目的进出,为日后发展提供经验和教训,也为研究经济科学提供了系统完善的资料和依据.

(3)会计档案是打击犯罪的重要依据.

会计档案能够做到将各项会计活动具体内容进行客观的记录,为打击经济犯罪提供重要的原始资料依据,使一些经济犯罪活动事实无从狡辩.

(4)会计档案是会计监督的基础资料.

在当代社会的审计和税务、工商、海关报关等行政机关检查过程中,会计档案是利用率较高的组成部分.经过对会计资料进行反复审核,确认在审查过程中,会计处理是否真实,单位经济业务是否合法,以及是否按照依法纳税等,一旦有经济问题出现,要提出科学的改正意见.

3会计档案管理中存在的问题

(1)会计工作与会计档案管理相脱节.

通过会计部门的专业人员对会计工作进行工作延伸和年终总结,作为会计核算的成果,即为单位会计档案资料,但是,由于专业会计人员在对会计基础业务能做到非常熟练,而对会计档案的管理知识却了解的很少,对相关的规范化标准更是一窍不通.会计人员仅会单纯的记账工作,对凭证单据的装订不明确,原始统计数据凭证会出现遗忘和丢失等情况.


(2)会计档案立卷不规范.

有部分单位的会计报表、账簿和基本凭证以及整理完成的资料文件混乱,没有明确的摆放位置,而对于活页账面没有将其按照规定标准对封面进行填写,未能够按照年份、月份的时间顺序排列整齐.还有些单位经过装订后没有按照要求进行封贴,也出现在封贴处没有会计人员的签名盖章但已经封贴完成的情况,以及封皮名称,序号相关内容填写不完全等常见现象.进行会计档案资料在双方交接时,按照固定规定的时期保存,在进行查找的时候特别困难,由于应销毁档案不能够及时销毁,容易被混淆;也会导致积累的档案多,没有足够的存放室.

(3)会计档案保管不规范.

对于会计档案管理工作,有部分企业单位做的不完善,不能够及时的将企业和个人的档案上交到综合档案室加以保管,而是由会计人员自己保存管理;有部分企业单位没有建立综合档案室,而根据档案的类型,指派专业的工作人员进行保存、管理;还有部分单位虽然有专业的档案管理人员,但是没有按时管理档案.

4搞好会计档案管理的对策

(1)规范会计档案保管出纳不能兼管会计档案.

对于已经不再编制范围内的会计人员,要将会计档案交回到本单位的综合档案室和财务部门进行妥善的保管,不能自行存放.对没有建立综合档案室的企业单位,暂由财会部门对会计档案进行妥善保管,确保由专人负责. (2)规范会计档案保管的期限管理和销毁.

各单位对会计档案管理方面,需要严格按照会计档案管理办法规范进行整理,当会计档案保管期达到规定年限的时候,要将其销毁处理,根据单位会计档案管理部门提出销毁意见,以及财会部门工作人员共同的鉴定,经过严格的审查后,需要编制会计档案销毁清册.对于机关和事业单位需要告知本单

位,经过单位领导的批准后方能销毁;企业单位接受企业领导的详细审查,经过上级主管部门的批准后可以销毁处理.

(3)规范会计档案立卷.

在进行会计凭证装订时,要选用会计凭证装订封皮,将装订线封粘牢固,还要在封粘处加上会计人员专用的印章.认真检查封皮表面相关内容要按顺序项填写完整.装订完成后,按照月份的先后顺序,将档案放入会计档案盒内,将档案盒面上的内容进行完整填写.在年终时,要按照规定封账,对于活页账簿,要将空白账页全部取出,对已经设置会计科目完成但是却没有业务发生的账页要予以保留.确定按照账页的编号顺序将“目录”及“账簿使用登记表”进行填写,与账簿一起装订.在装订后,要将装订线封粘牢固,专业的会计人员需要在封粘处加盖印章并且签名.

(4)完善会计档案管理的各项规章制度.

会计档案管理工作要进行严格的,如果会计档案需要移交,要确保移交双方的手续齐全,方能进行交接,双方的档案员、会计人员、监交人、报账员要一同交接手续,并且还要加盖公章,对会计档案进行清点工作,认真检查档案是否齐全、完整,账目与实际是否相符,案卷整理质量是否按照规范操作.最后要确保交接凭据要一式三份,双方单位都需要各自保留凭据.

(5)对会计人员在上岗前进行加强培训学习,会计人员作为会计档案整理的责任人,提高会计档案的案卷的质量是目前的首要工作任务.根据会计人员对会计档案规范化整理和认知以及专业知识熟练的基本技能等方面的程度,决定会计档案案卷质量的优良.对此,会计人员首先要进行会计档案管理和培训操作技能等基本知识掌握,在会计人员上岗培训的时候,所有培训人员都要从最基本的档案资料基础整理学起,更好的掌握档案管理的基本操作技能和基础知识,从根本上提高会计档案管理人员的基本整理工作的能力.

(6)对会计档案监管加大力度,根据档案的实际情况,做到理论与实际相结合,将会计档案的案卷目录、分类、编页、排列、组卷、装订、移交等基本操作流程进行详细划分.在对各项会计业务进行检查中,确保将会计档案规范化管理工作作为检查重点,保证会计工作的检查与监督得到整体性和连续性.

5结束语

为进一步规范财务会计档案管理,财务部和国家档案局共同发布了《会计档案管理办法》,并随后进行了修订,从法律的角度上强调了会计档案管理的重要性,因此,只有严格按照各项法律法规的要求,并结合本单位实际情况,不断研究新问题,提高会计人员责任心和使命感,会计档案工作才会取得不断的进步.

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